Qu'est-ce que l'administration des avantages sociaux ?

Les entreprises qui offrent des avantages sociaux attirent et retiennent des employés plus fidèles et performants. Cela montre aux employés que vous vous souciez de leur bien-être et de leurs objectifs, en plus de leur performance. Si vous proposez un package d'avantages sociaux à vos employés, vous aurez besoin d'une administration efficace pour vous assurer qu'il est correctement maintenu et utilisé de manière appropriée.

Qu'est-ce que l'administration des avantages sociaux ?

L'administration des avantages sociaux est le processus par lequel une entreprise gère et met en œuvre le programme d'avantages sociaux des employés. Cette tâche incombe généralement au département des ressources humaines (RH) ou à une organisation professionnelle patronale (PEO) engagée à cet effet. Les avantages sociaux incluent des éléments tels que l'assurance santé, les plans de retraite, les congés et les jours de congé payés (PTO).

L'administrateur des avantages sociaux distribue ces avantages aux employés, souvent lors des périodes d'embauche et d'inscription. De plus, il gère ces programmes, par exemple en suivant le temps de vacances accumulé et utilisé par les employés. Un administrateur des avantages sociaux doit être très minutieux et extrêmement organisé, en particulier pour les grandes entreprises de plus de 50 employés.

Les avantages de l'administration des avantages sociaux

Selon United Insurance, 78 % des employés sont plus susceptibles de rester avec leur employeur grâce à leur plan d'avantages sociaux. Cela réduit le turnover, diminuant ainsi les interruptions des opérations commerciales, les coûts liés à l'embauche, à l'intégration et à la formation des nouveaux employés, tout en assurant une équipe stable pour les consommateurs.

En plus de fidéliser les employés, les employeurs peuvent attirer de meilleurs candidats en offrant un programme d'avantages sociaux attractif. Les candidats potentiels examinent le package d'avantages pour voir s'il répond à leurs besoins et peuvent parfois accepter un poste avec un salaire légèrement inférieur si les avantages sont meilleurs que ceux d'autres entreprises.

Comme l'assurance santé est fondamentale dans la plupart des programmes d'avantages sociaux, les employeurs bénéficient également d'employés en meilleure santé. Ceux-ci consultent plus fréquemment un médecin et prennent mieux soin d'eux-mêmes, réduisant ainsi le nombre de jours de maladie qui peuvent perturber les opérations.

Étapes de l'administration des avantages sociaux

Les administrateurs des avantages sociaux passent leur temps à inscrire les employés dans les packages d'avantages, à chercher de meilleurs plans et à gérer les comptes. Voici les étapes clés de l'administration des avantages sociaux :

2. Déploiement du plan : Les nouveaux plans sont généralement déployés lors d'une période d'inscription complète. Les avantages, tels que l'assurance santé, auront également une période d'inscription annuelle. Cela implique d'informer les employés des avantages et de leur expliquer comment s'inscrire.

3. Gestion du plan : Une fois le plan en place, l'administrateur gère son fonctionnement quotidien. Cela inclut de répondre aux questions des employés concernant l'inscription aux avantages et de suivre des éléments tels que les PTO. Les administrateurs utilisent souvent des logiciels pour gérer ces tâches. À chaque traitement de la paie, les déductions et crédits appropriés sont effectués vers les comptes d'avantages pertinents.

4. Conformité : Les administrateurs aident à maintenir la conformité de l'entreprise avec diverses réglementations, que ce soit en maintenant un plan de santé approprié ou en limitant les contributions aux plans de retraite.

Technologie de l'administration des avantages sociaux

Les logiciels d'administration des avantages peuvent grandement assister un administrateur dans les tâches quotidiennes requises pour gérer le programme d'avantages sociaux, notamment pour les plans couvrant plus de 25 employés. Ces solutions peuvent provenir de grandes entreprises de logiciels comme Oracle ou SAP, ou de sociétés spécialisées dans la technologie des avantages comme Benefitfocus ou Zenefits.

Ces plateformes fournissent aux administrateurs des outils pour suivre l'état d'inscription, de contribution et d'utilisation des avantages de chaque employé. Certaines solutions aident même à faire correspondre les employés avec certaines sélections d'avantages en évaluant leur utilisation des avantages. C'est un outil puissant pour aider les administrateurs à maximiser les avantages pour les employés et à maintenir leur satisfaction.

L'administration des avantages sociaux est essentielle pour maintenir un package d'avantages attractif et bien géré. Cela contribue à fidéliser les employés, à attirer de nouveaux talents, à réduire les coûts opérationnels et à améliorer la santé et le bien-être général des employés. En utilisant des technologies avancées et en suivant des étapes rigoureuses, les entreprises peuvent s'assurer que leurs programmes d'avantages sont à la fois compétitifs et efficaces.

Photo de Nastuh Abootalebi sur Unsplash