Externaliser la fonction RH : comment et quand externaliser les ressources humaines à un tiers

Faut-il externaliser la fonction RH ou la conserver en interne ? Voici les éléments à considérer.

Les employés sont l'atout le plus précieux d'une entreprise, et de bonnes pratiques de gestion des employés influencent fortement leur quotidien. Cependant, toutes les entreprises n'ont pas la capacité (ou le désir) de gérer entièrement la gestion des employés en interne. C'est pourquoi de nombreux propriétaires d'entreprise choisissent d'externaliser la fonction RH.

Si vous vous demandez si l'externalisation des RH peut aider votre équipe, ce guide est fait pour vous. Nous expliquerons les avantages et les inconvénients de l'externalisation, les fonctions RH les plus couramment externalisées, et les meilleurs partenaires en externalisation RH à considérer.

Qu'est-ce que l'externalisation des RH ?

L'externalisation des RH est un arrangement par lequel les entreprises engagent des sociétés tierces pour superviser certaines ou toutes leurs fonctions RH. Vous pouvez externaliser le traitement de la paie, la gestion des avantages sociaux, le recrutement, la gestion du capital humain ou encore plus.

Types d'externalisation des RH

Si vous envisagez d'externaliser les RH, vous avez deux options principales : une PEO (organisation de co-emploi) ou un HRO (prestataire d'externalisation des ressources humaines). Les services PEO et HRO se chevauchent largement mais ont des structures légales différentes.

PEO

Une PEO utilise un modèle de co-emploi, de sorte que vos employés apparaîtront dans ses registres à des fins légales et fiscales. Cependant, vous gardez le contrôle sur les tâches de vos employés, leurs promotions ou licenciements, etc. Une PEO gère généralement toutes vos tâches RH, bien que certains prestataires permettent de choisir des services spécifiques. Avec ce modèle, la PEO assume l'entière responsabilité légale et financière de toutes les pratiques d'emploi de votre entreprise.

HRO

Un HRO n'utilise pas le modèle de co-emploi. Vos employés restent inscrits dans les registres de votre entreprise et vous en assumez la responsabilité légale. Les services HRO offrent plus de flexibilité. Par exemple, vous pouvez externaliser une ou deux tâches spécifiques, ou confier toutes vos tâches à votre HRO.

Quand une entreprise a-t-elle besoin d'externaliser les RH ?

Votre entreprise peut avoir besoin d'externaliser les RH si elle fait face aux défis suivants :

• Vous passez un temps disproportionné sur les tâches RH par rapport à d'autres besoins de l'entreprise.

• Votre entreprise est exposée à des risques juridiques, a des antécédents de procès ou un risque de futurs procès.

• Vous manquez de fonds pour embaucher de nouveaux employés ou pour payer et couvrir les avantages d'une équipe RH interne.

• Les fonctions RH sont actuellement réparties entre des employés d'autres départements.

• Il n'y a pas suffisamment de personnel RH interne pour équilibrer correctement les tâches de recrutement et de gestion des employés.

Même si ces situations ne s'appliquent pas à vous, envisagez d'externaliser les RH si votre entreprise n'est tout simplement pas assez grande pour embaucher une personne ou une équipe RH en interne.

Quelles fonctions l'externalisation des RH offre-t-elle ?

Si vous pensez que votre entreprise pourrait bénéficier de l'externalisation des RH, considérez les fonctions RH les plus couramment externalisées pour déterminer comment vos besoins se recoupent avec les services offerts par des professionnels RH tiers :

• Traitement de la paie : Le traitement de la paie est l'une des fonctions RH les plus couramment externalisées. Les erreurs dans les déductions de la paie peuvent entraîner des problèmes avec les tribunaux et l'IRS. Beaucoup d'entreprises préfèrent confier cette tâche à des professionnels de la paie.

• Administration des avantages sociaux : Un paquet d'avantages sociaux robuste peut garder les employés heureux et donner à votre entreprise un avantage concurrentiel. Cependant, l'administration des avantages peut être complexe, et beaucoup d'entreprises externalisent cette tâche pour se soulager du travail associé à la recherche de plans et à la conformité aux réglementations.
• Conformité aux lois sur l'emploi : Les propriétaires d'entreprises doivent se conformer aux lois sur l'égalité des chances en matière d'emploi (EEO) et aux réglementations sur la compensation des travailleurs. Engager des experts en conformité RH peut vous aider à respecter ces lignes directrices sans effort supplémentaire de votre part.

• Relations avec les employés : Si vous manquez de temps pour gérer les conflits entre employés et managers et créer des politiques d'entreprise, vous pouvez externaliser ces tâches. Un département RH externe peut servir de médiateur et ajuster les politiques de l'entreprise pour mieux refléter les préoccupations des employés.

• Recrutement : Même si vous souhaitez trouver le candidat idéal, la gestion des candidatures et des entretiens peut être fastidieuse. Externaliser cette tâche à des professionnels RH peut alléger votre charge de travail.

• Gestion de la performance : Les évaluations annuelles, les négociations salariales et les conversations sur la performance sont inévitables. Si vous manquez de temps ou d'expertise pour les préparer, externalisez ces tâches. Votre entreprise RH externe peut également vous aider à déterminer vos objectifs de performance et les actions disciplinaires à prendre en cas de mauvaise performance.

• Vérification des antécédents et des références : La vérification des antécédents et des références est essentielle lors de l'embauche, mais ces processus peuvent être chronophages. C'est pourquoi de nombreuses entreprises s'en remettent à des tiers pour ces vérifications.

• Gestion des risques : Les équipes RH ne se contentent pas de superviser les efforts de lutte contre la discrimination et les relations avec les employés. Elles minimisent les risques de conflits ou de poursuites. Externalisez vos efforts de gestion des risques pour maintenir une équipe heureuse et réduire le travail non directement lié aux affaires.

• Tests de dépistage de drogues : Bien que les experts en RH débattent des mérites des tests de dépistage de drogues, vous pouvez toujours engager une société de conseil RH pour gérer cette tâche.

• Conseil aux employés : Le conseil aux employés aide votre personnel à accéder à des services de santé mentale. Les programmes d'aide aux employés (PAE) peuvent améliorer le moral, l'assiduité et la productivité. Les équipes RH externes peuvent gérer ces programmes pour vous.

Les avantages et inconvénients de l'externalisation des RH

Si vous envisagez d'externaliser les RH, il est crucial de peser les avantages et les inconvénients.

Avantages :

• Économies : L'externalisation des tâches RH coûte souvent moins cher qu'un employé RH interne.
• Réduction des primes d'avantages sociaux : Les entreprises RH ont souvent de meilleures relations avec les fournisseurs d'avantages sociaux et peuvent négocier des tarifs plus bas.
• Gain de temps : Une entreprise RH externe libère votre équipe pour se concentrer sur ses responsabilités principales.

Inconvénients :

• Impersonnalité : Certains employés peuvent trouver que traiter avec une tierce partie pour les relations et la gestion de la performance est froid et impersonnel.
• Corrections plus longues : Les erreurs de paie peuvent prendre plus de temps à corriger avec une entreprise RH externe.
• Défis de recrutement : Une entreprise externe peut avoir du mal à comprendre pleinement la culture de votre entreprise, rendant le recrutement plus difficile.

Les meilleurs services d'externalisation des RH

Pour choisir le meilleur partenaire en externalisation RH, posez-vous les questions suivantes :

• Le logiciel RH est-il convivial ?

• Quels outils mes employés auront-ils à leur disposition ?

• Quelle est la disponibilité du support client ?

• Puis-je ajouter des fonctions RH supplémentaires plus tard ?

• Que disent les avis en ligne et les autres employeurs de mon secteur à propos de cette entreprise ?

Solutions recommandées :

• Paychex : Offre des logiciels RH accessibles via ordinateur et applications mobiles, avec des solutions personnalisables et un accès à des experts RH.
• TriNet : Idéal pour les entreprises avec des règles spécifiques à l'industrie, avec des options de contrats à court terme et des plans RH évolutifs.
• ADP : Priorise un excellent service client avec des plans RH complets et une couverture nationale.
• Insperity : Propose des services personnalisables pour les petites et moyennes entreprises, avec des plans de tarification par employé et des ressources de formation en ligne.

Simplifiez la gestion avec l'externalisation des RH

Que vous lanciez une entreprise ou dirigiez une grande entreprise, l'externalisation peut alléger vos charges et optimiser vos opérations. Les solutions d'externalisation RH et PEO assistent avec les avantages sociaux, la paie, la conformité légale, et bien plus. Votre choix d'externalisation dépendra de la taille de votre entreprise et de vos besoins spécifiques. En général, l'externalisation à un service RH tiers peut vous faire gagner du temps et de l'argent, tout en maintenant votre entreprise en mouvement.